pa0809-g1 - Elaboração do plano de classificação

Seguidamente à análise da documentação, e da elaboração do estudo orgânico funcional pudemos definir assim, as funções de meio e de fim da AAESEIG.

As funções de meio são as que não estão directamente ligadas às actividades fim da associação mas, sendo um meio fundamental para a sua execução.

Ao passo que, as funções de fim são aquelas que estão directamente ligadas com as actividades da associação, desta forma pode-se interpretar o seguinte para AEESEIG:[a]

[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.

Funções meio e Funções fim

Funções
Meio	Contabilidade/ Tesouraria Mesa da Assembleia-geral Aquisições/ património Recursos Humanos
Fim	São as actividades dos seguintes departamentos: Recreativo/Cultural Desportivo Social -Pedagógico Saídas Profissionais Tradições Académicas Académico

Quadro 1 - Funções meio e fim das actividades da AEESEIG

Conceitos inerentes à elaboração do plano de classificação.[b]


Unidades arquivísticas	Conjunto de documentos simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo. Abrangem processos, colecções, dossiers, séries e sub-séries. Resultam (os conjuntos anteriormente referidos) da organização do arquivo pela entidade produtora.
Fundo	Conjunto orgânico de documentos de arquivo que provêem da produção e recepção pela parte de um só organismo quando estão a exercer a sua actividade. É a mais ampla unidade arquivística.
Constituição de processos	Conjuntos de documentos produzidos no âmbito de um determinado caso, desde o seu início até à sua resolução. Todos os documentos relativos a um processo devem estar juntos numa capa devidamente identificada e por ordem cronológica, de forma a facultar uma rápida localização.[c]
Constituição de colecções	Conjuntos de documentos de tipologia semelhante. Esta unidade arquivística é normalmente aplicada em duas situações:[d] A primeira nas áreas funcionais de contabilidade e pessoal, por exemplo: mapas de assiduidade, mapas de estatísticas, etc. E a segunda nas funções fins de uma instituição.
Constituição de dossiers	Conjunto de documentos compilados para um determinado fim. Comummente são constituídos por cópias de artigos de revistas, de partes de livros, reproduções do Diário da República ou estudos técnicos.[e]
Constituição de séries	Conjunto de documentos simples ou compostos aos quais foram dados originalmente uma ordenação sequencial de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade dentro de uma mesma área de actuação.[f]
Constituição de Sub-séries	As sub-séries dizem respeito a uma sub-divisão da série estabelecida pela sua organização inicial e que correspondem às mesmas fases de processo, a sub–divisões sistemáticas de um tema, a tipologias documentais ou a documentos que necessitem de um acondicionamento ou preservação adequado.[g]
Classificação por conjunto de séries	Posteriormente à identificação dos departamentos, das actividades e dos processos, identificamos as séries. A classificação foi constituída por uma hierarquia de classes e séries.[h]
Codificação	Depois da classificação por conjunto de séries foi necessário proceder à sua codificação. Neste caso o método escolhido foi o alfanumérico, por se considerar de fácil acesso, perceptível e também pelo facto de, rapidamente, ser possível identificar a que secção/ sub-secção a que corresponde cada um dos códigos.[i]

Quadro nº 2 - Elaboração teórica do plano de classificação.

[b] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
[c] Idem
[d] Idem
[e] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
[f] Idem
[g] Idem
[h] Idem
[i] SILVA, Armando Barreiros Malheiro da - Das ciências documentais à ciência da informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Afrontamento, 2002. (Biblioteca das ciências do Homem/Plural).ISBN972-36-0622

Plano de classificação da AEESEIG-VC 1991/2001 [j]

De acordo com o Manual para a Gestão de Documentos do IANTT,[l] um plano de classificação é um documento onde são inseridos todos os procedimentos relacionados com a classificação e no qual se insere o sistema de classes criado para a organização. Sendo assim, num quadro de classificação incide toda a estrutura da entidade.
Para a execução deste plano de classificação foi fundamental conhecer muito bem a organização assim como os documentos existentes.
Apesar da reorientação e constante adaptação às condições conjunturais, a AEESEIG tem mantido uma significativa coerência enquanto Instituição. Assim, foi elaborado um plano de classificação, uma vez que o arquivo deve ser entendido como um único sistema, potenciando a análise enquanto sistema integrado, pelo que foi desenvolvida uma proposta de plano de classificação com base na documentação depositada na sala B2.04 da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão (documentação produzida/ recebida).
Desta forma, pensa-se que este plano de classificação, pela estratégia de organização e descrição adoptada, respeita a organicidade subjacente à produção documental da Instituição, bem como apresenta flexibilidade suficiente para se adaptar às mudanças que a organização poderá vir a sofrer. Pretende-se ainda respeitar a noção de “arquivo contínuo”.
A estrutura apresentada para a proposta de plano de classificação reflecte uma hierarquia orgânico-funcional, uma vez que foram identificadas as principais unidades orgânicas e as suas respectivas funções. Desta forma, cada um dos diferentes departamentos deu origem às diferentes secções (ou subsecções) do plano de classificação.

O código de acesso elaborado é alfa-numérico, por se considerar de fácil acesso, perceptível e também pelo facto de, rapidamente, ser possível identificar a que secção/ sub-secção a que corresponde cada um dos códigos.[m]

Plano de classificação da AEESEIG-VC 1991/2001

Secção	DIR	Direcção
		*Constituição e regulamentação*
Série	0100	Regulamentação
Série	0101	Correspondência
Sub-série	0101.01	Correspondência recebida
Sub-série	0101.02	Correspondência expedida
Série	0102	Diversos
Secção	RGA	Reunião Geral de Alunos
		Direcção da RGA
Série	0200	Reuniões
Secção	DEP	Departamentos
*Sub-secção*	DC	*Departamento Cultural*
		*Promoção e Divulgação Cultural*
Série	0300	Publicações
Série	0301	Divulgação
Série	0302	Correspondência
Sub-série	0302.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0302.02	Correspondência expedida
Série	0303	Diversos
*Sub-secção*	DD	*Departamento Desportivo*
		*Promoção e Divulgação de Actividades Desportivas*
Série	0400	Divulgação
Série	0401	Publicações
		*Organização de Actividades Desportivas*
Série	0402	Actividades Desportivas
Série	0403	Correspondência
Sub-série	0403.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0403.02	Correspondência Expedida
Série	0404	Diversos
*Sub-secção*	DE	*Departamento Editorial*
		*Edição de Documentos*
Série	0500	Publicações
Série	0501	Correspondência
Sub-série	0501.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0501.02	Correspondência Expedida
*Sub-secção*	DP	*Departamento Pedagógico*
		*Orientação aos alunos*
Série	0600	Regulamentação
Série	0601	Requerimentos
		*Promoção e Divulgação de formação*
Série	0602	Divulgação
Série	0603	Correspondência
Sub-série	0603.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0603.02	Correspondência Expedida
Série	0604	Diversos
*Sub-secção*	DR	*Departamento Recreativo*
		*Organização e divulgação de eventos*
Série	0700	Divulgação
Série	0701	Correspondência
Sub-série	0701.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0701.02	Correspondência Expedida
Série	0702	Diversos
*Sub-secção*	*DRE*	*Departamento de Relações Externas*
		*Representação da ESEIG na vida académica*
Série	0800	Correspondência
Sub-série	0801.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0802.02	Correspondência Expedida
*Sub-secção*	*DRP*	*Departamento de Relações Públicas*
		*Orientação de contactos com outras AE’s*
Série	0900	Divulgação
Série	0901	Correspondência
Sub-série	0901.01	Correspondência Recebida
Sub-série	0901.02	Correspondência Expedida
*Sub-secção*	*DSP*	*Departamento de Saídas Profissionais*
		*Apoio à inserção no mercado de trabalho*
Série	1000	Divulgação
*Sub-secção*	*DTA*	*Departamento de Tradições Académicas*
		*Orientação de práticas académicas*
Série	1100	Divulgação
		*Organização de actividades*
Série	1101	Actividades
Série	1102	Correspondência
Sub-série	1102.01	Correspondência Recebida
Sub-série	1102.02	Correspondência Expedida
Série	1103	Diversos
Secção	CFL	Conselho Fiscal
*Sub-secção*	DC	*Contabilidade e Tesouraria*
Série	1200	Documentos de despesa
Série	1201	Documentos de receita
Série	1202	Correspondência
Sub-série	1202.01	Correspondência recebida
Sub-série	1202.02	Correspondência expedida
Série	1203	Diversos
*Sub-secção*	DC	*Gestão Bancária*
Série	1300	Extractos de conta
Série	1301	Depósitos
Série	1302	Diversos

Quadro n.º 3 - Plano de classificação da AEESEIG-VC 1991/2001

[j] SILVA, Armando Barreiros Malheiro da - Das ciências documentais à ciência da informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Afrontamento, 2002. (Biblioteca das ciências do Homem/Plural).ISBN972-36-0622
[l] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
[m]SILVA, Armando Barreiros Malheiro da - Das ciências documentais à ciência da informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Afrontamento, 2002. (Biblioteca das ciências do Homem/Plural).ISBN972-36-0622